Indipendentemente dalle dimensioni, dalla qualità e dalla tipologia di struttura nella quale si opera, il ciclo dei prodotti alimentari può essere suddiviso nelle seguenti tappe nevralgiche, ciascuna delle quali riveste un significato strategico:

ACQUISTO DEI PRODOTTI ALIMENTARI
RICEVIMENTO MERCI
STOCCAGGIO IN MAGAZZINO
PRODUZIONE E CONFEZIONAMENTO
VENDITA E INCASSO

Ognuna di queste operazioni è determinante per la corretta gestione del ristorante. Analizziamole meglio.

ACQUISTO DEI PRODOTTI ALIMENTARI

Questa prima fase è molto delicata e importante, va pianificata e organizzata, tenendo conto di questi fattori:

- i tempi e la frequenza di consegna
- approfondita conoscenza e fiducia dei fornitori
- le reali necessità giornaliere del ristorante

Nelle grandi strutture chi si occupa degli acquisti è l'economo (purchasing manager), ma in realtà sono sempre l'executive chef e il maitre a dare il via a questa operazione. Per rendere più efficace e semplice la gestione, gli ordini, sono raccolti in fogli chiamati "market list". Possono essere ulteriormente divisi per fornitore o per tipologia di merci. La scelta di un sistema piuttosto che un altro va ponderata in base a:

- la frequenza con la quale vengono evasi gli ordini
- la tipologia e le caratteristiche specifiche delle materie ordinate
- le dimensioni e la logistica dell'attività

Gli ordini possono essere trasmessi ai vari fornitori in diversi modi: via fax, via mail, via telefono. I primi due mezzi sono i più sicuri, perché permettono la registrazione e facilitano la successiva verifica in fase di ricevimento. Il telefono è sicuramente comodo e rapido, ma possono essere facilmente fraintesi, creando malintesi con i fornitori. Nel caso di prodotti particolarmente costosi il telefono è il mezzo meno indicato.

RICEVIMENTO DELLE MERCI

Dopo aver concluso la prima fase, non resta che aspettare l'arrivo delle merci in base agli accordi con i vari
fornitori. Il ricevimento è una fase spesso trascurata, dando eccessiva fiducia al fornitore. Per evitare spiacevoli
sorprese postume è necessario effettuare una serie di controlli basilari:

- controllare che il peso o la quantità corrispondano a quelle effettivamente ordinate
- controllare la temperatura dei prodotti alimentari secondo le norme HACCP
- verificare l'integrità del contenuto in caso di prodotti fragili (bicchieri, bottiglie, ecc.)
- Accertarsi che la consegna avvenga negli orari stabiliti
- verificare che il peso o la quantità dichiarato in fattura corrispondano a peso e quantità realmente consegnati.

Chi si occupa di questa fase ha una responsabilità elevata, ma il controllo finale sulla qualità dei prodotti alimentari o deperibili sia compiuto da una persona con un'esperienza adeguata in materia.

STOCCAGGIO

Questa fase è solo teoricamente divisa dal ricevimento delle merci, in realtà va eseguita nel più breve tempo possibile dal ricevimento. La logistica e la progettazione della struttura gioca un ruolo fondamentale in questa fase. Sarebbe bene che il percorso delle merci non attraversi zone di produzione, per evitare contaminazioni, soprattutto in caso di derrate alimentari. Per gli alimenti ci sono delle regole da seguire per garantire freschezza e salubrità:

- utilizzare recipienti idonei a contenere alimenti e muniti di coperchio.
- Effettuare la rotazione degli alimenti con prudenza
- i frigoriferi e gli ambienti di stoccaggio devono essere mantenuti ad una temperatura costante e controllata
- Seguire le indicazioni della procedura HACCP per ogni diverso alimento:

Carne Da 0° a +4°
Pesce Da 0° a +3°
Frutta e verdura Fino a +10°
Dolci e pasticceria Da 0° a -5°
Semilavorati e preparati Da 0° a -3°
Congelati e Surgelati Da-18° a -20°

Altra buona norma è quella di etichettare tutti i semilavorati stoccati nei frigoriferi con almeno due indicazioni principali:

- la data della preparazione
- il tipo di prodotto contenuto
come indicazione aggiuntiva, la firma dell'autore della preparazione, aiuta a tenere la tracciabilità, nelle strutture con molti addetti.

Periodicamente occorre tenere sotto controllo la scadenza dei prodotti e procedere alle adeguate azioni in caso di prodotti non conformi. Diverse cause possono contribuire ad aumentare il food cost in queste prime tre fasi del ciclo delle merci, causando perdite economiche per il ristorante:

- stoccaggio eccessivo di prodotti deperibili
- politica di acquisti poco competitiva
- scarso o inesistente monitoraggio del mercato
- rapporti di "corruzione" con i fornitori
- mancanza di procedure e indicazioni precise
- inventari informali
- furti da addetti alle consegne
- procedure di inventario errate
- mancanza di flessibilità negli acquisti
- contraffazione e doppi pagamenti di fatture
- mancanza di programmazione degli acquisti in corrispondenza alle vendite
- accettazione e firma di bolle di consegna senza reale verifica dei prodotti
- carenze igieniche nelle aree di stoccaggio
- accettazione di consegne incomplete e pagamento di fattura senza verifica di consegna della
merce mancante
- temperature non appropriate nelle zone di stoccaggio
- mancanza di registro per la distribuzione della merce.

Particolare attenzione va data ai "trasferimenti interni". Dopo il ricevimento, molti prodotti vengono automaticamente trasferita alla cucina, al bar, alla sala ristorante, per essere poi stoccata in frigoriferi, scaffali, cave du jour, ecc.. Alcuni prodotti a lunga conservazione è bene conservarli nel storeroom, con uno stock minimo/massimo. Questo locale deve essere posto in maniera strategica in modo che tutti i reparti possono accedervi facilmente. Questi prodotti vengono ordinati giornalmente con degli ordini interni con il criterio del minimo indispensabile, ovvero la quantità sufficiente per la preparazione quotidiana. Questi prodotti possono essere:

- pasta
- riso
- farine
- prodotti per la pasticceria
- sale
- marmellate, sottaceti e altri prodotti conservati
- oli e aceti
- vino e liquori
- bibite e sciroppi
- acque

Al momento del bisogno verrà emesso un buono interno di prelievo che verrà registrato, integrato nell'inventario e gestito con la sessa cura degli altri ordini. Anche se nei ristoranti la parte economica più rilevante è dettata dalla voce delle derrate deperibili, con un'attenta pianificazione della gestione e degli ordini di questi prodotti, sarà possibile evitare spiacevoli sorprese al momento del calcolo del food cost mensile.

PRODUZIONE E CONFEZIONAMENTO DELLE DERRATE ALIMENTARI

Eccoci giunti nel cuore del sistema.Quando il cibo entra in cucina è tutto nelle mani dei cuochi e, ahimè non sempre basta avere un bravo chef. Tutti hanno un ruolo cruciale per il successo del ristorante e dalle loro capacità dipenderà il conseguimento di un food cost competitivo.

In questa fase il Food&Beverage Manager ha da guardarsi bene dall'"insegnare" allo staff di cucina. Il compito principale sarà quello di sensibilizzare all'importanza del food cost. Deve costruire un team in grado di sostenerlo nella gestione e condividere i bilanci mensili ed annuali. In questo modo si trasformeranno da semplici esecutori a collaboratori attivi. In questo caso le competenze manageriali devono essere ampie, ed è questo il motivo per cui molti F&B provenienti da sala e cucina non riescono ad avere risultati soddisfacenti. Spesso il punto di vista di un "preofessionista" è diametralmente opposto a quello di un "manager".

La determinazione di standard è fondamentale. Su questo punto si potrebbe scrivere un libro, ma l'importante è avere sempre sotto controllo il costo e gli ingredienti per ogni piatto. la corretta esecuzione della ricetta farà il resto.

I rischi più grandi si corrono quando:

- è presente un'eccesiva percentuale di scarto su carni pesci e verdure.

- non vi sono abilità nell'utilizare gli "scarti" per altre preparazioni.

- viene è una sovraproduzione e conseguente invenduto.

- non è attiva una procedura per l'esecuzione corretta delle ricette standard.

- vengono cotte una gran quantità di alimenti.

- gli utesili e le attrezzature non vengono usati in maniera corretta o sono obsoleti.

- la mise en place è sovradimensionata e preparata in largo anticipo.

- non si controlla la porzionatura dei piatti.

- si prolungano eccessivamente le cotture con risultati deludenti.

- non è presente uno storico di dati relativi a menù e volumi di produzione.

- Le porzioni servitre sono troppo abbondanti.

- le materie prime utilizzate sono troppo costose e usate in quantità abbondanti.

- le materie prime utilizzate sono di basso costo e non viene considerato il rischio che il loro utilizzo comprometta fortemente il food cost.

- vi è l'assenza di standard nella production line.

-  non sono previsti strumenti misuratori.

- è presente poca attenzione nei trasferimenti interni di cibo. Room Service, personale,bar, pasti per la direzione, ecc..

Quasi tutti i ristoranti (in Italia si può dire tutti!) hanno fasi altalenanti, con peridoi di forti incassi e periodi di meno remunerativi. E' bene calcolare a fondo queste variabili, per avere disponibilità di risorse dutrante tutto il periodo.

VENDITA E INCASSO

A questo punto i piatti ed il cibo iniziano ad avere valore commerciale. In questa fase il servizio riveste un ruolo fondamentale. Il personale di sala rappresenta l'operato della cucina difronte ai clienti. Quale produttore di automobili farebbe vendere le proprie auto a chi non le conosce o addirittura a chi non sa guidare?

Occorre facilitare la comunicazione tra la sala e la cucina, informando in maniera sistematica su quello che si intende proporre.

A tal proposito una buona prassi è quella che ogni volta viene cambiato il menu, si faccia assaggiare i piatti allo staff di sala, magari anche preparando delle schede dei piatti con argomentazioni di proposte. Anche qui la parte manageriale del F&B manager è di fondamentale importanza.

In questa fase i fattori che determinano un danno economico per il ristorante sono:

- la preparazione di piatti senza comanda e ticket d'ordine.

- frequenti episodi di incuria nel servizio.

- l'errato conteggio dei clienti da servire in caso di catering.

- furti da parte dei camerieri ed altro staff.

- il mancato pagamento da parte dei clienti che abbandonano il locale.

- piatti serviti non segnati sulla comanda e sul conto dei clienti.

- errata contabilizzazione dei pasti.

- errori d'addzione nei conti.

-l'omissione volontaria o accidentale di alcuni paitti nel conto del cliente.

- la mancata conoscenza di concezione e design del menù, in modo da promuovere piatti ad alto margine di contribuzione. (menu engeenering)

- lo scarso interesse alla vendita da parte dello staff di sala.

- scarso o assente monitoraggio dei paitti offerti o sconti speciali (complimentary).

- ritorno di piatti in cucina non rtegistrati (void).

- assenza del registro d'errori per la retituzione dei piatti ordinati.

- "abilità" dei camerieri di ottenere piatti senza comanda.

- reset dei registrtori di cassa.

Il lavoro del ristorante deve basarsi su rispetto e collaborazione reciproca tra cucina e sala. Il compito di un F&B manager è quello di applicare il motto "fiducia non esclude controllo" in modo da non urtare la suscettibilità di nessuno. (anche qui conta più il management style che la preaparazione tecnica).

Una piccola variazione è sufficente per alterare gli equilibri e non avere più il controllo dei costi, ma la cosa assume immani proporzioni con l'aumentare della complessità della struttura in cui si opera. Etica professionale e obiettivi di budget condivisi sono alla base di un successo a lunga scadenza. Senza la partecipazione di tutti i soggetti coinvolti il F&B manager avrà poche possibilità di successo.